Dalam sambutannya, Rico Waas menegaskan bahwa arsip dan dokumen pemerintah merupakan aset penting yang harus dijaga dengan baik karena sewaktu-waktu dapat menjadi referensi maupun alat bukti yang sangat berharga.
"Sering kali kita menganggap sebuah surat atau dokumen tidak penting. Padahal, di masa mendatang dokumen tersebut bisa menjadi sesuatu yang sangat dibutuhkan dan dicari-cari, baik untuk kepentingan hukum, ahli waris, maupun negara," ujar Rico Waas.
Menurut Rico Waas, tantangan terbesar dalam pengelolaan arsip selama ini adalah proses pencarian dokumen lama yang membutuhkan waktu dan tenaga besar. Ia mencontohkan bagaimana sulitnya mencari arsip pertanahan puluhan tahun lalu jika masih tersimpan secara manual.
"Kalau kita ingin mencari arsip tahun 1976 misalnya, berapa lama waktu yang dibutuhkan? Belum tentu arsipnya masih utuh, bisa saja rusak, hilang, atau tidak terbaca lagi. Padahal saat ini waktu menjadi faktor yang sangat penting dalam menyelesaikan berbagai persoalan," katanya.
Karena itu, Rico Waas menilai digitalisasi arsip melalui Aplikasi SRIKANDI menjadi solusi yang tepat untuk menjawab kebutuhan pemerintahan modern. Dengan sistem digital, dokumen dapat tersimpan lebih aman, mudah ditelusuri, serta dapat diakses secara cepat ketika dibutuhkan.
"Di era digital saat ini, seluruh arsip dan dokumen harus terdigitalisasi agar bisa dipertanggungjawabkan dan mudah dicari di masa mendatang. Dengan sistem pencarian yang terintegrasi, data dapat ditemukan lebih cepat sebagai alat bukti maupun referensi dalam pengambilan kebijakan," ungkapnya.
Dijelaskan Rico Waas, keberadaan arsip digital juga dapat membantu pemerintah menghindari pekerjaan yang berulang. Berbagai hasil kajian, penelitian, maupun kebijakan yang pernah dibuat dapat dengan mudah ditelusuri kembali sehingga menjadi dasar dalam merumuskan program pembangunan berikutnya.
"Kota ini tidak dibangun dalam dua atau lima tahun saja. Kita perlu melihat dokumen-dokumen masa lalu untuk mengetahui apa yang pernah dilakukan, apa yang pernah diteliti, dan apa yang perlu dilanjutkan. Dengan arsip yang tertata, pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien," jelas Rico Waas.
Selain fungsi penyimpanan arsip, Rico Waas juga mengapresiasi fitur surat-menyurat digital dan disposisi elektronik yang terdapat dalam aplikasi SRIKANDI. Namun demikian, ia berharap sistem yang digunakan secara nasional tersebut dapat terus didukung dengan kualitas jaringan yang baik agar penggunaannya berjalan optimal.
"Kami berharap sistemnya jangan sampai sering mengalami gangguan. Jangan sampai ketika hendak menandatangani dokumen secara digital justru terkendala jaringan dan akhirnya kembali ke sistem manual. Mudah-mudahan hal itu tidak terjadi," katanya.
Dalam kesempatan tersebut, Rico Waas juga meminta seluruh peserta bimtek untuk memanfaatkan pelatihan secara maksimal agar implementasi aplikasi SRIKANDI dapat berjalan efektif di seluruh perangkat daerah. Ia turut mengingatkan pentingnya menjaga kualitas dan preservasi arsip, terutama dokumen-dokumen lama yang memiliki nilai historis tinggi.
"Dokumen yang hari ini mungkin dianggap biasa saja, bisa jadi nilainya tidak terhingga di masa depan. Karena itu arsip harus kita jaga, bukan hanya untuk kepentingan saat ini, tetapi juga untuk generasi mendatang. Apa yang kita kerjakan hari ini harus bisa direkam dan dilihat kembali puluhan tahun ke depan," tegasnya.
Melalui penerapan Aplikasi SRIKANDI,
Pemko Medan berharap mampu mewujudkan sistem administrasi pemerintahan yang lebih modern, efektif, transparan, dan akuntabel, sekaligus memastikan seluruh jejak pembangunan Kota Medan terdokumentasi dengan baik untuk masa depan.
Sebelumnya perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Muhammad Sholihin menyampaikan pentingnya akselerasi transformasi digital melalui Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Sholihin menjelaskan bahwa aplikasi SRIKANDI merupakan wujud nyata kolaborasi nasional antara Kementerian PANRB, Kementerian Komdigi, Kemendagri, Bappenas, BSSN, dan ANRI. Penerapan sistem kearsipan digital ini terbukti mampu menciptakan birokrasi yang lincah (agile), integrasi antar-instansi, keamanan arsip yang berlapis, serta efisiensi anggaran.
"Aplikasi SRIKANDI diterapkan secara menyeluruh dari tingkat kementerian, pemerintah daerah, OPD, hingga ke level UPT, sekolah, dan pemerintahan desa," ungkap Sholihin.
Menghadapi target transformasi SPBE menjadi 'Pemerintah Digital' pada periode 2026–2027, ANRI berharap peluncuran ini memicu komitmen
Pemkot Medan untuk segera mengadopsi SRIKANDI. Langkah ini dinilai krusial untuk meningkatkan kualitas administrasi, mengoptimalkan pelayanan publik, dan menjamin ketersediaan data arsip yang valid.
Sementara itu Kadis Perpustakaan dan Kearsipan, Benny Sinomba Siregar, dalam laporannya menyampaikan bahwa kegiatan yang berlangsung selama tiga hari ini menyasar seluruh perangkat daerah di lingkungan
Pemko Medan. Ada empat target besar yang ingin dicapai melalui implementasi aplikasi berskala nasional yakni Peningkatan Kompetensi, Tertib Arsip, Akselerasi Digital dan Mutu Pelayanan Publik.
"Dengan kegiatan ini, diharapkan seluruh perangkat daerah mampu mengimplementasikan aplikasi Srikandi secara optimal, sehingga akuntabilitas penyelenggaraan pemerintah daerah semakin kuat," ujar Benny.
Menurut Benny Sinomba, Sinergi ini tidak lepas dari dukungan penuh Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang hadir langsung sebagai narasumber untuk memberikan bimbingan teknis kepada para peserta.
Baca Juga:
